GTD y la productividad personal (II)

Estándar

En este segundo post acerca de la productividad personal y más concretamente el método GTD vamos a continuar donde lo dejamos y seguir analizando las fases del método GTD.

Proyectos

Antes de continuar con la siguiente fase del método vamos a hablar un poco de los proyectos de GTD. ¿Qué es un proyecto en GTD? No se trata de un complicado proyecto en el que nos hayamos visto embarcados por cualquier motivo, simplemente son tareas que necesitan dos o más acciones que requieren ser registradas en el sistema de GTD para poder realizarse. Digo la coletilla “que necesitan ser registradas” porque usualmente cualquier tarea que vayamos a llevar a cabo requiere más de dos pasos, incluso tareas tan simples como tirar la basura requieren sacar la bolsa del cubo, atarla, bajar al contenedor correspondiente y tirarla, pero, a pesar de que se puede, es más simple dejar la tarea como una simple acción en la cual ya tenemos mecanizados los pasos antes que desglosarla. Ejemplos de tareas que pueden ser proyectos pueden ser: planificar el viaje de vacaciones de verano, realizar la limpieza general de la casa, etc.

Los proyectos deben tener siempre ciertos elementos:

  • Objetivo del proyecto
  • Resultado del proyecto (que puede darse el caso de ser el mismo que el objetivo)
  • Lista de tareas
  • Siguiente acción

Los objetivos del proyecto deben estar claros, sino no merece la pena ni escribir su nombre. Además debemos tener muy en cuenta que un proyecto siempre debe tener una acción siguiente asignada para poder seguir trabajando en el mismo de una manera continua. Por supuesto los proyectos están sujetos a revisión, como veremos posteriormente, y pueden llegar a desaparecer si nuestras expectativas o metas cambian en futuro.

¡Acción!

La siguiente fase de GTD es clara, ¡haz lo que tienes que hacer!

Sin esta fase no existe ni productividad personal, ni sentido alguno de la metología. A veces tener las tareas organizadas de tal manera que no tengas que pensar qué es lo siguiente que tienes que hacer, sino que un simple vistazo a una lista nos dice lo que tenemos que hacer es una motivación extra para hacer lo que tenemos que hacer en el momento en el que tenemos que hacerlo, o al menos para mi siempre ha sido un impedimento el tener que pensar en cada momento lo que tengo que hacer en general y en particular en cada momento. GTD intenta evitar esto, sacándonos de nuestra cabeza el plano general de todas las tareas que debemos hacer para darnos bien mascado y que no tengamos excusa de aprovechar ese momento de energía y ganas de sacar adelante el trabajo.

Para esto debemos tener una lista en la que centrarnos en el día con las tareas que deben ser terminadas inmediatamente. Estas tareas, como ya vismo en el post anterior, deben estar clasificadas según la energía necesaria para realizarlas, el tiempo necesario para completarlas y el contexto en el que están situadas. Teniendo en cuenta estas clasificaciones y el estado emocional y el lugar/contexto en el que estemos escogeremos la tarea perfecta para hacer en ese instante, y si no existe la perfecta, la que más se acerque :p

Revisión

Una de las fases decisivas para el funcionamiento correcto de GTD es la revisión. En esta fase repasamos las listas de tareas y la movemos entre listas para poder realizarlas de manera más sencilla y eficiente. Debemos de revisiar la lista de tareas siguientes para ver si alguna de las tareas ha adquirido una prioridad superior para colocarla en la lista en la que nos enfocamos para realizar las tareas diariamente, o si, por el contrario, ha perdido importancia y ya no se requiere una acción tan cercana, por lo que podríamos mandarla a la lista de Algún dia. Además debemos asignar una tarea siguiente a cada proyecto en el caso de que no la tengan.

Sin embargo existen distintos tipos de revisiones atendiendo a la frecuencia con la que se realizan y dependiendo de con que miras revisemos nuestras listas.

  • Diaria: es altamente recomendable una revisión diaria de la lista de tareas, sobre todo para construir nuestra lista de concentración
    (Focus en inglés, que queda mucho mejor) para escoger las tareas que haremos en el día. Personalmente, veo más útil construir esta lista por las noches, con vistas al día siguiente, para levantarnos y aprovechar esa energía mañanera. Por supuesto esta lista debe estar construida teniendo en cuenta el contexto en el que presumiblemente nos encontraremos en el día siguiente y no debe superar el número de tareas que realísticamente podemos hacer durante el día. De todas formas si a lo largo del día no completamos alguna tarea no es motivo para desanimarse, sino que esta volverá a la lista de tareas siguientes y se realizará cuando sea conveniente.
  • Semanal: esta revisión es muy recomendable también, pero nos empezamos a enfocar más en la revisión de objetivos más que en el movimiento de tareas. Debemos plantearnos si nuestros objetivos han cambiado a lo largo de la semana y si alguna de las tareas de nuestra lista de siguientes ya no merece esa posición y debe ser relegada a la lista de Algún día, o viceversa. También es un buen momento para revisar nuestra lista de tareas delegadas, para ver si debemos dar un toque de atención a alguien al cual le hayamos asignado una tarea o completar alguna de la cual ya nos haya llegado el resultado esperado. También puede ser momento de revisar las motivaciones que nos llevan a tener un proyecto en la la lista de tareas y de si nos merece la pena seguir manteniéndolo ahí.
  • Mensual o anual: si tienes una lista de objetivos y metas a largo plazo quizá deberías plantearte realizar esta revisión y ver si se adecúan tus tareas y proyectos, tanto los completados como los no completados, con tus objetivos principales. También puede ser un buen momento para darle un lavado de cara a tus listas de tareas o plantearte un flujo de trabajo distinto, dentro o fuera del GTD, si el progreso de tu vida en genral no ha mejorado.

GTD en resumen

En resumen GTD es un método de productividad personal que puede funcionar si se aplica de manera constante, pero tampoco es para todo el mundo. En él tenemos una serie de listas (Inbox, Next, Someday, Projects, Focus) en las cuales clasificamos tareas categorizadas para poder abarcarlas de una manera más sencilla y tener siempre algo que hacer, pero no tener nuestra cabeza ocupada con todas esas tareas.

Pero GTD no es un método cerrado, con lo que podríamos cambiar cualquier aspecto del mismo para que se acomode mejor a nuestro flujo o manera de trabajar. Lo que si debemos escoger es la herramienta que más nos conviene para organizarnos nuestras listas y tareas.

Herramientas

El debate de las herramientas para aplicar GTD es largo y controvertido, algunos a favor del simple, pero efectivo, papel y lápiz, y, por contraposición, otros a favor de las completas, y a veces complejas, aplicaciones informáticas. El lápiz y papel nos da más flexibilidad a la hora de implementar nuestro propio sistema a partir de GTD, usando nuestras prioridades, libretas distintas para cada proyecto, etc. Sin embargo, yo soy una person más adicta a la tecnología que todo eso por lo que no podía vivir sin probar infinidad de aplicaciones de gestión de tareas, algunas siguiendo el método GTD y otras no. Aquí os dejo una pequeña lista de las que encuentro más interesantes:

  • Remember the milk!: quizá uno de los más veteranos, lo usé por primera vez cuando estaba en beta cerrada y me gustó bastante. No sigue la metodología GTD, pero se puede adaptar fácilmente. El problema principal es que puede ser demasiado complejo y si queréis acceso a su aplicación móvil tendréis que pasar por caja.
  • Taskwarrior: una opción para los más geeks. Se trata de un programa de gestión de tareas desde consola de órdenes y es bastante bueno. Lo usé durante bastante tiempo, pero lo descarté después por preferir una opción con la que pudiera acceder casi desde cualquier sitio.
  • Nirvana: es el que uso actualmente, gratuito con algunas limitaciones. Sigue el sistema GTD con algunos peros, no descarto migrar a otro sistema en un futuro no muy lejano.
  • FacileThings: de creación española y bastante nueva, esta aplicación web parece cumplir todo lo relativo al método GTD al dedillo y con una cuidad interfaz gráfica, ¿qué más se puede pedir? Nada, el único problema es que es de pago y actualmente no me puedo permitir una cuenta por lo que la probé de manera gratuita durante un tiempo, hasta que expiró la fase de prueba, y ahí se quedo. Pero me encantaría poder volver a usarla en algún momento.

Métodos complementarios

GTD puede usarse junto con otros métodos que lo puedan complementar, como por ejemplo un sistema de archivado de referencias, en el que guardaremos todos los archivos/documentos/facturas que vayamos a necesitar para alguna clasificados de alguna manera determinada.

También podemos vencer la procrastinación usando la técnica pomodoro que nos dicta unos tiempos de trabajos de 25 minutos con descansos de 5 minutos entra cada periodo de trabajo, hasta cumplir con un total de 4, momento en el cual haremos un descanso más largo, de entre 15 y 30 minutos. Aunque parezca la tontería más grande del mundo realmente funciona en esos momentos en los que no tienes ganas de comenzar a trabajar.

Y aqui lo vamos a dejar por hoy, espero que os haya gustado el método GTD y si tenéis alguna pregunta pues intentaré contestarla por comentarios! 🙂

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Un comentario en “GTD y la productividad personal (II)

  1. Yo tampoco estaba muy a favor de la tecnología, al menos aplicada a la productividad, pero hace no mucho nos han instalado un software que nos está ayudando muchísimo, así que he cambiado de parecer. Como se suele decir “rectificar es de sabios” veo que entre los que pones en el post no está. Dejo un enlace relacionado software productividad

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